A partir del 1 de enero de 2011 determinado tipo de contribuyentes obligatoriamente habrán de recibir las notificaciones de la Agencia Tributaria por medios electrónicos, de modo que la carta de papel con su tradicional acuse de recibo desaparece.
¿Quiénes están obligados a recibir las cartas de la AEAT por medios electrónicos?
Están obligados a recibir las notificaciones de la AEAT de esta manera las entidades cuyo CIF empiece por las siguientes letras:
- Letra A: esto es, sociedades anónimas
- Letra B: esto es, sociedades limitadas.
- Letra U: esto es, UTEs (uniones temporales de empresas)
- Letra N: esto es, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
- Letra W: esto es, establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español.
- Letra V: esto es, Agrupaciones de Interés Económico, Fondos de pensiones, Fondos de capital riesgo, etc.
Además tendrán que soportar esta penúltima obligación de la Agencia Tributaria con independencia su forma jurídica y su tipo de CIF las personas físicas y entidades en las que concurran estas circunstancias:
- Estuvieran inscritas en el Registro de Grandes Empresas.
- Estuvieran inscritas en el Registro de Devolución Mensual
- Formen parte de un grupo de consolidación fiscal a efectos del Impuesto de sociedades o de un grupo de entidades a efectos del IVA.
¿En qué consiste la notificación por medios electrónicos?
Una vez hayamos acometido el proceso de obtención de certificado digital y activación del apartado postal electrónico, al que nos referiremos a continuación, el proceso de notificación electrónica funciona de la manera que a continuación se describe y tiene los siguientes efectos legales en contraposición al sistema actual.
A la dirección de correo electrónico que hayamos facilitado nos llegará un aviso de que hay una notificación pendiente de recogida en el apartado postal electrónico. Pasados 10 días naturales desde el aviso de puesta a disposición, la notificación se dará por hecha con esa fecha. Es como si el cartero nos presentara una carta de la AEAT y expresamente le dijéramos que no queremos atenderla.
Si entramos dentro del apartado postal electrónico y abrimos la notificación dentro del plazo de 10 días, será la fecha de descarga de la notificación la fecha de notificación a todos los efectos legales. Es como si firmaros el acuse de recibo que el cartero nos presenta a la firma.
Fases y guía para la implementación del sistema de notificaciones electrónicas.
Hay que distinguir dos fases muy claramente diferencias:
1.) Obtención del certificado digital
2.) Activación del apartado postal electrónico.
1.) Obtención del certificado digital
Este es el primer paso de todos. Para ello la AEAT está exigiendo en primer lugar un certificado del Registro Mercantil de la vigencia de los cargos de administrador de las sociedades interesadas.
Una vez obtenido este certificado, el cual tiene un periodo de validez muy limitado, el contribuyente deberá acceder a la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y solicitar la obtención de un certificado digital.
MUY IMPORTANTE: IMPRIMA EL CÓDIGO QUE LE DE LA PANTALLA Y NO SE DESHAGA DE ÉL HASTA QUE TODO ESTÉ CORRECTAMENTE INSTALADO.
Una vez tenemos el certificado de cargos del Registro Mercantil y tenemos el código que nos ha dado la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre el administrador o administradores (en caso de ser mancomunados) deberán acudir personalmente a las dependencias de la AEAT para que se les active el certificado digital que después deberán descargarse de la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
La presencia del Administrador de la empresa es insustituible y la única manera de evitarla es que dicho Administrador haga un poder notarial expreso a favor de una tercera persona para que esta en su nombre pueda solicitar y recoger dicho certificado digital. En este caso, el autorizado deberá comparecer con el poder, la certificación de cargos vigentes del Registro Mercantil y el código que le ha dado la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Una vez hemos estado en Hacienda y habiendo dejado transcurrir 24 horas EN EL MISMO ORDENADOR desde el que solicitamos el certificado digital procedemos a su descarga.
Todas estas imágenes han sido copiadas de las instrucciones que al respecto se reparten en las oficinas de la AEAT.
2.) Activación del apartado postal electrónico.
Una vez tenemos instalado el certificado procedemos a activar el apartado postal electrónico y para ello accedemos a la página web:
Existe un teléfono para resolver incidencias técnicas el cual es: 902 362 159
A continuación debe Ud. pinchar en la parte superior derecha “Registrarse”.
Si tiene bien instalado el certificado se la abrirá una ventana que le mostrará su certificado. Pinche aceptar y siga adelante.
Es probable que a continuación le aparezca una banda amarilla en la parte superior de su pantalla indicando si desea activar el “ActiveX”. Piche con el botón derecho de su ratón y pulse sobre la opción que le permite activar dicha cuestión.
A continuación le aparecerá una pantalla como esta donde le pedirán sus datos. El fundamental es el correo electrónico. Puede poner varios correos electrónicos pero recuerde separarlos por punto y comas.
La opción del móvil está contemplada para que al igual que le llega un mensaje al correo electrónico le pueda llegar un SMS a su móvil de que tiene a su disposición una notificación tributaria, pero de momento esta opción no está operativa.
Culmine el proceso pinchando en aceptar y firmar.
A continuación se le aparecerá esta pantalla
Pinche la pestaña procedimientos para elegir la institución cuyas notificaciones le van a llegar por correo electrónico. Para ello acuda a la margen izquierda y pinche sobre “suscripción a procedimientos.
Y le aparecerá una pantalla como esta:
A continuación pinche sobre “seleccione un organismo emisor” y le aparecerá el listado de los organismos adheridos a las notificaciones electrónicas. De los que aparecen, además de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria cabría destacar por su interés la Dirección General de Tráfico, el INFO y Correos. Sobre todo la de Correos porque así le irán informando de qué nuevos organismos se van adhiriendo a este sistema por si alguno resultara de interés para Ud.
Una vez a elegido el de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria se le activará el desplegable que está más a la derecha y debe Ud. pinchar en la opción “TODAS” y se le mostrará una pantalla como esta:
Pues bien, ahora debe Ud. pichar sobre todos y cada uno de los recuadritos para que se pongan en verde con la señal de visto bueno y llegar hasta abajo del todo y pinchar en el botón que pone “SUSCRIBIRSE” y se nos mostrará una pantalla similar a esta:
Pinchamos en “Acepto y Firmar Suscripción” y finalmente ya debe de tener un mensaje que le diga que se ha suscrito correctamente. Y el proceso ha finalizado.
Si en el futuro desea cambiar algo, sobre todo la dirección de e-mail o añadir alguna, debe pinchar en la pestaña “PERFIL”.
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